特攻店長 | 多店舗展開に特化した受注,商品,在庫の一元管理システム

特攻店長のここに注目！受注管理機能で店舗運営の工数＆ミスを大幅削減！ 2022.03.28

「特攻店長」のWEBサイトをご覧いただき、誠にありがとうございます。

当サービスは約15年に渡ってEC事業者の皆様にご愛顧をいただいているEC一元管理サービスですが、ここに至るまでには実際の店舗運営者の視点を踏まえて（弊社でもECサイトを運営中）、様々な機能の追加や改善を行い、現在に至っています。

我々自身が便利であると確信をもってご提供している各種機能について、皆様にできるだけ分かりやすく、その魅力をお伝えをさせていただけたらと思い、本記事を執筆しております。

その第一弾としてまず今回は、受注の処理・お客様へのメール送信・送り状の出力など、手間のかかる作業の工数を大幅に削減する「受注管理機能」にフォーカスして、ご紹介をさせていただきます。ぜひ最後までお付き合いください！

第二弾：特攻店長のここに注目！商品管理機能で複数店舗の商品出品・管理がラクラク！

第三弾：特攻店長のここに注目！先進の在庫管理機能でさらなる売上アップを！

商品が売れるほど、辛くなる？

店舗運営において、商品が売れることは言うまでもなくうれしいもの。売上も上がりますし、自分たちの商品ラインアップが認められたという満足感もあります。

ただ一方で、商品が売れれば売れるほど自分たちの業務が増え、時にはその業務量がキャパシティを超えてしまうという嬉しい（？)悲鳴が社内から上がること、ありませんか？

これが自分たちさえ歯を食いしばって頑張ればいい、という話であればまだましなのですが、問題は忙しさと比例して、お客様をはじめ社内外に影響をおよぼすようなミスやトラブルが発生する可能性も高まるということ。例えば以下のようなケースです。

1．商品が指定した配達日に届かなかった
2．商品の写真と実物が違った
3．届いた商品に破損・汚損があった
4．商品のサイズが合わなかった

その後の対応を考えると、どれもあまり想像したくないトラブルですが、特に繁忙期などにこうした事態が発生しがちです。

これら不測の事態を未然に防ぐためには、社内の業務をできるだけ削減することが一番の特効薬！そのために弊社が自信を持ってお勧めするのが、「特攻店長」の「受注管理機能」です。

「受注管理機能」で、日常業務がこんなに変わる！

こちらの記事をご覧いただいている方の多くは楽天やAmazon、Yahoo!ショッピングなど、複数のECモールで店舗を運営されていらっしゃるかと思いますが、「受注管理機能」の最大のメリットは、こうしたECモールの受注を一元管理して、各種業務の手間を極力なくすることができる点です。これがどのように素晴らしいことか、もう少し詳しく説明させてください。

商品が売れた際の、店舗の業務を段階的に見ると、以下のようなプロセスに区分されます。

１．受注：商品を受注します。各モールの管理画面上で、あるいは登録メールアドレス宛に通知が行われます。

２．在庫・注文内容確認：色や個数などの注文内容を確認し、続いて商品の在庫を確認します。備考欄等に記載がある（例：商品に名入れは出来ますか？」）場合は、その内容も確認します。

３．メール配信：受注確認メール、配信メールなどを送信します。こちらの作業は自動化されている方も多いと思いますが、備考欄の内容に対応したり、お得意様にお礼の言葉を添えたりする時は手動送信となります。

４．出荷処理：伝票（送り状）を作成して、商品を出荷します。この際にあわせて納品書やピッキングリストなど、必要な帳票も作成します。

これらの作業は楽天市場・Yahoo!ショッピング・Amazonなどの各店舗で展開している場合、それぞれの管理画面から大部分の処理を行う必要があるため、かなりの時間がかかります。

これらの作業が「受注管理機能」を利用するとどのように行われるか、具体的に見てみましょう。

１．受注：各モールから送られてくる通常受注メールや、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェースの略称で、プログラム同士をつなぐインターフェース）などで送信される受注データを、システムに取り込むことができます。

楽天市場・ヤフー（ショッピング）・au PAY マーケット・MakeShop・futureShop・カラーミーショップ・aishipR・EC-CUBE・おちゃのこネット・ショップサーブについては、最初に簡単な設定を行うだけで、それぞれの受注データを「特攻店長」上でまとめて管理できるようになるため、わざわざ各モールにログインする必要がなくなります。

２．在庫・注文内容確認：顧客の連絡先や決済状況などの情報も、そのまま各モールから引き継がれますので、各店舗からの注文を一覧で管理することができます。

また、特攻店長には日々の受注業務で発生する、受注ステータスの移動や、メール一括送信や、決済方法や配送方法や項目選択肢の内容に沿った定型的な処理などを自動処理することができる「受注自動処理オプション」も搭載。例えば備考欄が空欄の受注は、特定ステータスへ自動移動することで、備考欄に記入がある受注のみチェックすることが可能となりますので、大幅な手間削減が可能です。

３．メール配信：お客様へのメールの作成や送信を、テンプレートに沿って自動的に行うことができます。

このテンプレートはさまざまな条件で切り替わるようになっており、たとえば、メール便を利用している方には時間帯指定ができない旨を明記、銀行振込の方には振込先を明記、スマートフォンご利用の方にはモバイル用の短いメールを作成するなど、これらが注文情報に合わせて自動的に切り替わります。

また、直前にお電話いただいた方やリピーター、中にはお叱りを受けたのにまた注文していただいた方など、自動作成された文章が適さない場合もあります。 こうした場合にはテンプレートで文章作成した後に、手動で文言を修正することも可能。お客様に合わせたきめ細やかなメールを、わずかな手間でお送りすることができます。

４．出荷処理：B2・e飛伝、ゆうパックプリントRなど送り状印刷ソフトと連携して送り状を作成することで、無駄な手書きの時間がゼロになります。

各ソフトからからCSVファイルを取り込むことで、各受注データに自動で伝票番号が入力され、その伝票番号を発送メールに挿入することも可能。さらに納品書、ピッキングリスト、受注リスト、受注明細票などの帳票を受注内容から自動で作成し、簡単に印刷出力ができるため、出荷時に毎度毎度手入力する必要がなくなり、出荷時の処理を大きく低減できます。

またヤマト運輸と日本郵便が導入している、納品書、送り状伝票、ピッキングリスト、貼付シールをミシン目の入ったA4サイズの用紙に1枚で印刷できる「一体型帳票」にも対応済みですので、複数の印刷物を一つにまとめることで印刷の手間やコストを削減し、梱包時の取り違い、入れ違いなどのミスを未然に防止することもできます。

その他便利機能も多数搭載

こうした基本機能に加えて、特攻店長には以下のような便利機能も多数用意されています。

楽天ペイ完全対応

注文確認の自動化（手動実行も可）、ステータスの自動取得、注文内容変更の連携、出荷情報連携が可能です。 RMSを1個ずつ確認する必要はありません。

同梱処理

特攻店長では受注取込時に「名寄せ」を行っています。 同じ注文者なら同梱処理も自動で実行します。 同梱の条件は自由に設定することができ、その際の送料なども自動計算できます。

顧客管理

注文の管理とは別にお客様単体の管理も可能です。 過去の注文履歴や対応履歴などが閲覧可能です。 ブラックリストやクレームの対応履歴を管理することで、次回注文時に参考にできます。

入金処理

銀行振り込みなどの個別管理に加え、代引データの引当やカードデータ引当(要カスタマイズ)なども行えます。 店舗・決済方法別に〆支払のルールを登録できるので何月何日にいくら入金されるかまで管理できます。 モールからダウンロードできるデータを特攻店長に取込して、一括で入金引き当ても可能です。

掛払管理

業販や卸などの注文も特攻店長でまとめて管理ができます。 顧客ごとに指定したサイクルで合計請求書を発行し、入金引当も可能です。 ※掛払オプションの申込が必要です。

なお、他社が提供するEC一元管理サービスでは、独自機能を追加するのが難しい場合もありますが、「特攻店長」ではそれぞれの店舗運営スタイルに合わせた機能カスタマイズも可能です。例えば商品の在庫が少なくなってきたら、メーカーに自動で発注を行う仕組みや、他店の価格を自動で調査して、自社商品に反映する仕組みなど、御社の「こんな機能が欲しい！」を実現することも可能です。

まとめ：手間の削減で、よりクリエイティブなお店作りを！

自店舗にて「特攻店長」をご利用いただいた際のイメージは、お持ちいただけましたでしょうか？

一連の受注作業における手間の削減は、ミスやトラブルの防止という点でも大きな意味を持っていますが、それ以上に重要なのは、ご担当者様の「考える時間」を作り出すことだと考えております。

これからのEC運営においては、他社との差別化、ひいてはオリジナリティの表現が不可欠ですが、そのためのアイデアは天から降ってくるものではなく、知恵を絞って考えた結果として生まれます。今後は面倒な作業を全て「特攻店長」にお任せいただき、空いた時間をクリエイティブな思考の時間にあてていただけましたら、サービス提供者としてもこれ以上の幸せはありません。

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